1. Verantwortlicher
Entrich Technologies GmbH, Maargasse 39, 1230 Wien, Österreich
E-Mail: info@entrich-technologies.com
Telefon: [Telefonnummer]
[Falls bestellt: Datenschutzbeauftragte/r und Kontakt. Sonst diesen Absatz entfernen.]
2. Wofür diese Erklärung gilt
Diese Erklärung gilt für die Website und die Plattform Knowledge Center unter www.knowledgecenter.at, für die installierbaren Handy-Ansichten, für die Foto-Upload-Seiten und für die Zugänge, über die KI-Assistenten (Claude, ChatGPT, Codex) auf ein Konto zugreifen können.
Knowledge Center ist eine Plattform für Unternehmen. Für die Inhalte, die ein Kunde in seinem Konto verarbeitet (Gutachten, Adressbuch, Fotos, Diktate, Dokumente), ist der Kunde Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Wir verarbeiten diese Inhalte als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Für die in den Abschnitten 3 bis 5 beschriebenen Daten (Website-Besuch, Konto, Vertrag) sind wir selbst Verantwortlicher.
3. Website-Besuch, Hosting und Server-Protokolle
Die Plattform wird bei Vercel Inc. betrieben; Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher laufen bei Supabase Inc. [Region der Supabase-Instanz, z. B. EU-Frankfurt]. Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten verarbeitet: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser und Betriebssystem. Sie dienen dem Betrieb, der Sicherheit und der Fehlersuche und werden [Dauer] gespeichert. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Wir setzen keine Analyse- oder Werbe-Cookies und keine Tracking-Dienste ein. Es werden nur technisch notwendige Cookies für die Anmeldung gesetzt.
4. Registrierung, Konto und Anmeldung
Zur Nutzung ist ein Konto nötig. Wir verarbeiten Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash), Rolle im Konto, Profilbild (optional) sowie Zeitpunkte der Anmeldung. Die Anmeldung läuft über ein Sitzungs-Cookie. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
5. Vertrag, Abrechnung und Kommunikation
Für Vertragsabschluss und Abrechnung verarbeiten wir Firmendaten, Ansprechpartner und Rechnungsdaten. [Zahlungsdienstleister, falls eingesetzt.] System-E-Mails (Einladungen, Passwort zurücksetzen, Benachrichtigungen) versenden wir über Resend Inc. Optional kann ein Konto einen Telegram-Bot verbinden; dann werden die dort gesendeten Nachrichten über Telegram verarbeitet.
6. Inhalte im Konto (Auftragsverarbeitung)
Kunden legen in ihrem Konto Gutachten, Aktenvermerke, Protokolle, Angebote, Adressbuch (Kunden, Lieferanten, Ansprechpartner, Mitarbeiter), Fotos, Sprachaufnahmen und Dokumente an. Diese Inhalte können personenbezogene Daten Dritter enthalten (z. B. Beteiligte einer Baubesprechung). Sie werden ausschließlich im Auftrag des Kunden verarbeitet, sind kontospezifisch getrennt gespeichert und für andere Kunden nicht zugänglich. Zugriffe und Änderungen werden in einem Protokoll (Audit-Log) mit Benutzer, Zeitpunkt und Art der Aktion festgehalten.
7. KI-Dienste
Bestimmte Funktionen nutzen KI-Dienste externer Anbieter. Dabei werden die jeweils nötigen Inhalte an den Anbieter übermittelt und dort verarbeitet:
- Transkription von Sprachaufnahmen (Diktate): OpenAI, L.L.C. bzw. OpenAI Ireland Ltd. (Modelle Whisper, gpt-4o-transcribe).
- Auswertung und Strukturierung von Diktaten in Gutachten, Protokolle und Angebote: je nach Konfiguration des Kunden OpenAI, Anthropic PBC oder OpenRouter Inc. Übermittelt werden das Transkript, die Vorlage und die für korrekte Namen nötigen Einträge aus dem Adressbuch.
- Dokumentenanalyse (Belege, Pläne): Microsoft Azure Document Intelligence [Region].
- Sprachausgabe: ElevenLabs Inc.
Die Anbieter verarbeiten die Daten nach ihren Bedingungen für API-Kunden; danach werden Eingaben nicht zum Training ihrer Modelle verwendet. Bei Anbietern mit Sitz in den USA erfolgt die Übermittlung auf Grundlage von [EU-US Data Privacy Framework und/oder Standardvertragsklauseln]. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung gegenüber dem Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. die Weisung des Kunden im Rahmen der Auftragsverarbeitung.
8. Zugang für KI-Assistenten (Claude, ChatGPT, Codex)
Knowledge Center stellt eine Schnittstelle nach dem Model Context Protocol (MCP) bereit, über die ein Benutzer seinem KI-Assistenten Zugriff auf sein Konto geben kann, etwa über das Plugin „Knowledge Center Gutachten“ in Claude Code, ChatGPT oder Codex. Dabei gilt:
- Freigabe nur durch den Benutzer. Der Zugang wird durch eine Anmeldung bei Knowledge Center (OAuth) oder einen persönlichen Schlüssel eingerichtet, nur für Benutzer mit der Rolle Owner. Er kann in den Einstellungen unter „MCP-Zugänge (Claude)“ jederzeit widerrufen werden; gespeichert wird nur ein Hash des Schlüssels sowie Erstellungs- und letzter Nutzungszeitpunkt.
- Was übermittelt wird. Der Assistent ruft auf Anfrage des Benutzers Inhalte des Kontos ab (Gutachten-Typen, Gutachten, Adressbuch-Einträge, Foto-Listen und verkleinerte Fotos) und schreibt vom Benutzer beauftragte Änderungen zurück. Diese Inhalte werden an den Anbieter des jeweiligen Assistenten (Anthropic PBC für Claude, OpenAI für ChatGPT und Codex) übermittelt und dort nach dem Vertrag zwischen dem Benutzer und diesem Anbieter verarbeitet. Der Benutzer entscheidet, welchen Assistenten er verbindet und welche Anfragen er stellt.
- Steuerung durch den Administrator. Welche Vorlagen und Abschnitte über die Schnittstelle erreichbar sind (kein Zugriff, nur lesen, lesen und schreiben), legt der Administrator des Kontos je Vorlage fest. Abgeschlossene Gutachten sind schreibgeschützt.
- Protokollierung. Schreibende Aktionen über die Schnittstelle werden im Audit-Log des Kontos mit Benutzer, Zeitpunkt, Schlüssel-Kennung und Art der Änderung festgehalten.
- Fotos aus dem Chat. Hängt der Benutzer in ChatGPT Fotos an und beauftragt die Übernahme in ein Gutachten, lädt unser Server die Dateien über eine kurzlebige Adresse von OpenAI herunter, prüft Format und Größe und speichert sie im Konto. Die Adresse wird nicht gespeichert.
- Kurzlebige Links. Für den Foto-Upload erzeugt die Schnittstelle Links, die standardmäßig zwei Stunden (höchstens vier Stunden) gültig sind und genau ein Gutachten betreffen; über sie hochgeladene Fotos landen direkt im Konto. PDF-Downloads werden über Links bereitgestellt, die 24 Stunden gültig sind.
Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung gegenüber dem Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); die Übermittlung an den Anbieter des Assistenten erfolgt auf Veranlassung des Benutzers.
9. Foto-Upload-Seite ohne Anmeldung
Über einen signierten, zeitlich begrenzten Link können Fotos ohne Anmeldung in ein bestimmtes Gutachten hochgeladen werden. Verarbeitet werden die Fotos samt Aufnahmedaten (EXIF, z. B. Ausrichtung), die Zuordnung zum Kapitel und die eingegebene Bildunterschrift. Der Link ist an das Konto und Gutachten gebunden und verfällt nach Ablauf der Gültigkeit.
10. Speicherdauer
Kontodaten speichern wir für die Dauer des Vertrags und danach bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (in Österreich in der Regel sieben Jahre für Buchhaltungsunterlagen). Inhalte im Konto bleiben gespeichert, bis der Kunde sie löscht oder der Vertrag endet; danach werden sie [Frist] nach Vertragsende gelöscht. Server-Protokolle werden nach [Dauer] gelöscht. Signierte Links verfallen automatisch (siehe Abschnitte 8 und 9).
11. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Wir setzen folgende Dienstleister ein, mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung bestehen:
- Vercel Inc., USA — Hosting der Anwendung
- Supabase Inc., USA [Datenregion] — Datenbank, Anmeldung, Dateispeicher
- OpenAI — Transkription, KI-Auswertung (je nach Konfiguration)
- Anthropic PBC, USA — KI-Auswertung (je nach Konfiguration)
- OpenRouter Inc., USA — KI-Auswertung (je nach Konfiguration)
- Microsoft Ireland Operations Ltd. — Azure Document Intelligence
- ElevenLabs Inc., USA — Sprachausgabe
- Resend Inc., USA — E-Mail-Versand
- [Weitere, z. B. Zahlungsdienstleister, Support-Werkzeuge]
Die Anbieter der KI-Assistenten (Anthropic, OpenAI) sind keine Auftragsverarbeiter von uns, sondern Vertragspartner des jeweiligen Benutzers (Abschnitt 8).
12. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO). Betrifft Ihr Anliegen Inhalte, die ein Kunde in seinem Konto verarbeitet, wenden Sie sich bitte an diesen Kunden als Verantwortlichen; wir unterstützen ihn bei der Beantwortung. Sie können sich außerdem bei der österreichischen Datenschutzbehörde beschweren: www.dsb.gv.at.
13. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Plattform oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.